Деятельность многих современных компаний связана с различной продукцией. Но перед реализацией ее необходимо сначала получить. Обычно сотрудничество с поставщиком начинается с оформления договора поставки товара.
Файлы для скачивания:
Суть договора на поставку товара
Обычно в договоре на поставку товара принимает участие две стороны. При этом их заинтересованность в данной сделке является обоюдной. Соответственно, подписывая документ, каждая сторона не только берет на себя оговоренные обязательства, но и получает определенную выгоду. Естественно, на участников сделки возлагается ответственность за несвоевременное или неправильное выполнение своих обязательств.
Одна сторона называется «Поставщик», вторая именуется «Покупатель». Заключая письменную договоренность, они должны максимально описать подробности сделки. Например, крайне важно соблюдать сроки. Поэтому составляется индивидуальный график поставки. Кроме этого, оговаривается порядок оплаты, ассортимент и количество товаров.
Основная суть оформления этого документа заключается в том, что поставщик обязуется своевременно поставлять качественную продукцию в необходимом объеме. В свою очередь, покупатель обязуется не только оплачивать получаемый товар, но и обеспечивать его должную приемку, фиксировать и сообщать о нарушениях. Как правило, приемка товара осуществляется по качеству и по количеству.
(Видео: «Договор поставки: правовые риски и последствия для заказчика и поставщика»)
Форма договора
Как и любая договоренность, эта должна быть зафиксирована в письменном виде. Что касается формы, то она свободная. Иначе говоря, нет необходимости использовать унифицированный бланк. Соответственно, стороны имеют право вносить сюда именно ту информацию, которую считают важной. При этом достаточно лишь придерживаться общепринятых правил оформления документации подобного рода.
Хотя практика показывает, сегодня некоторые организации-поставщики разрабатывают собственные бланки, которые используются при оформлении договора.
Обычно при составлении фирменного бланка крупные организации прибегают к помощи квалифицированных юристов. Но при этом бывают ситуации, когда какой-то пункт не устраивает одну из сторон.
Если возникают разногласия, закон позволяет составлять дополнительное соглашение.
Но если выбрана свободная форма, документ можно заполнять по стандартному шаблону. Если при составлении в документ вносятся сведения, которые нуждаются в более детальной конкретике, уточнения указываются по желанию каждой из сторон.
Как составить договор поставки в 2022 году
Как и любой юридически значимый документ, этот договор должен быть составлен по определенным правилам. Условно его можно разделить на три части: вступление, основа, завершение. Что касается содержания, то здесь можно указывать любые сведения, касающиеся данной сделки. К обязательным пунктам относятся реквизиты участников, описание сути составления договора, подписи сторон.
Необходимо постараться избежать двусмысленных формулировок. Информация должна быть точной и максимально подробной. В документе не должно быть ошибок. Ведь они могут значительно искажать информацию, что грозит проблемами в будущем. Подробно нужно отобразить данные, касающиеся товара.
Это его количество, качество, состояние упаковки. Нередко сделка предполагает передачу солидной суммы. Поэтому многие стараются максимально защититься от спорных ситуаций. Так как документ часто составляется на нескольких страницах, стороны подписывают каждую из них.
Иногда договор прошивается, а возле нити проставляется печать.
Содержание договора
Сначала необходимо заполнить «шапку», которая должна содержать название документа. Если ему присваивается номер, он также здесь проставляется. Кроме этого, указывается дата оформления и город, в котором стороны совершают данную сделку. Также вступление должно содержать полные реквизиты об участниках сделки. Если речь идет об организациях, прописываются данные их регистрационных документов. Также указываются сведения о руководителях. Далее можно приступать к заполнению основной части. Она может состоять из множества пунктов, которые стороны посчитают нужными. Но наиболее важными являются:
- Предмет договора. Здесь важна четкая формулировка. По сути, в этом разделе говорится, что поставщик обязуется привести товар, а покупатель должен его принять и оплатить.
- Характеристика груза. Заполнение данного пункта поможет пригодиться, если возникнет конфликт из-за несоответствия груза по качеству или количеству.
- Условия поставки. Здесь многое зависит от вида товара. Некоторая продукция должна транспортироваться только в каком-то конкретном положении. И этот факт необходимо зафиксировать документально.
- Наличие упаковки. Стороны должны договориться, в какой упаковке будет поставляться товар.
- Маркировка. Товар обязательно должен ее иметь, особенно, если это касается продукции организаций. Закон обязывает ставить маркировку на всем товаре. Бывает так, что товар производит физическое лицо или ИП. В этом случае товар должен иметь соответствующие этикетки.
- Отдельным пунктом можно оговорить поставку товара, который имеет определенные сроки годности. Например, покупатель обязуется принять товар только в том случае, если до истечения срока его годности остается какое-то время.
- Сроки поставки. Обычно стороны оговаривают, когда должна осуществляться поставка. Можно даже указать дни, и с какой периодичностью товар будет привозиться. При этом нужно помнить, если поставщик просрочил указанный срок, заказчик имеет полное право отказаться от приема товара. Соответственно, он не будет оплачен. Бывает так, что заказы очень большие, поэтому их приходится делить на несколько партий. Необходимо отдельно составить график, где будут прописаны условия поставки каждой партии.
- Цена. Этот пункт обязательно должен быть прописан в договоре. Цену необходимо прописывать в валюте РФ. Логично предположить, пока действует договор, поставщик не имеет права менять стоимость товара. Исключением являются лишь те ситуации, когда изменение цены на определенную продукцию регулирует законодательство. Также подобные изменения могут вноситься при обоюдном согласии сторон. В этом случае соглашение на изменение цены должно быть составлено в письменном виде.
- Права и обязанности. Здесь необходимо прописать, какие действия обязуется выполнять каждая сторона. Этому пункту обычно уделяется особое внимание, так как здесь нужно прописать все обязанности. При этом можно указать, ответственность, которую понесут стороны за невыполнение своих обязательств.
- Порядок расчетов. Стороны заранее оговаривают, как именно покупатель будет рассчитываться за товар. Обычно деньги переводятся на расчетный счет. Об этом и нужно указать в договоре. Также нелишним будет отметить, в течение какого времени после приема товара получатель обязан выполнить перевод.
- Можно упомянуть о рисках. Например, если товар был поврежден до момента, когда покупатель его принял, ответственность несет поставщик. Покупатель отвечает за продукцию только после того, как оформит его приемку.
- Срок действия. Обычно договор составляется на какой-то определенный срок. В этом пункте необходимо указать, когда именно начинается действие документа. Также прописывается дата, с наступлением которой договор утратит свою силу.
- Нельзя исключать появления споров. Обычно, чтобы их разрешить, необходимо тщательно ознакомиться с договором. Но в том случае, если этого сделать не получилось, стороны должны дать согласие на проведение переговоров. Если и после этого проблема не была решена, дело рассматривается в суде.
- Особые условия. Если покупатель желает, чтобы продукция привозилась ему каким-то определенным транспортом, эти условия указываются в данном пункте. Также можно оговорить условия, касающиеся температурного режима, компоновки товара. Нередко в особых условиях стороны прописывают, каким образом можно внести изменения в данный договор.
Если стороны считают, что здесь указано недостаточно информации, они имеют право расширить ее дополнительными пунктами. В завершающей части указываются реквизиты покупателя и поставщика. Также представители сторон должны поставить свои автографы с расшифровками.
Образец договора поставки товара
Скачать бланк и образец
Можно ли продлить срок действия договора
Когда действие договора заканчивается, а его участники желают продолжить сотрудничать на тех же условиях, возникает вопрос о продлении уже имеющегося соглашения. Ведь сделать это намного проще, чем составлять новый договор.
Если стороны не собираются ничего менять, достаточно оформить дополнительный документ. Это соглашение станет приложением к основному договору. Такой документ оформляется в простой письменной форме, где должны отображаться реквизиты обеих сторон. В заголовке должно быть указано, что это дополнительное соглашение.
Но главной в этом документе является фраза: «Стороны решили продлить действие договора…». Далее должны быть указаны реквизиты документа, срок действия которого будет продлен. Также здесь можно указать, что условия старого договора не меняются.
Если вносятся какие-то изменения, об этом нужно упомянуть в новом соглашении.
(Видео: «Договор поставки. Приемка.»)
Как показывает практика, руководители организаций часто забывают о том, что срок действия договора заканчивается. Обычно это приводит к неприятным последствиям. Именно поэтому многие пользуются функцией автоматической пролонгации.
Естественно, это необходимо заранее упомянуть в основном договоре. Так, после окончания срока действия договора, он начинает действовать на следующий день.
Но продление будет автоматическим только в том случае, если одна из сторон не сообщит о своем намерении расторгнуть контракт.
Если в договоре предусматривается автоматическое продление, его условия должны быть прописаны максимально подробно. Так, стороны должны определить, в течение какого срока документ будет продлеваться автоматически.
Например, это можно сделать на год, на два, или же контракт будет бессрочным.
Если об этом не упомянуть в соглашении, то он будет действовать в течение неопределенного срока, пока одна из сторон не пожелает его расторгнуть.
Договор поставки товара: бесплатно скачать образец на 2022 год
Чтобы письменно зафиксировать условия сделки, составляют договор поставки товара. Бесплатно скачать образец 2022 и другие виды соглашения: с предоплатой, разовый, о намерениях, — можно ниже.
Документ составляют в свободной форме. Хотя у каждой сделки индивидуальные условия, под рукой удобно иметь типовой договор на поставку товара: образец содержит все базовые пункты. Рассмотрим его подробнее.
Договор поставки товара: образец-2022
Упрощенный вариант договора поставки товара обычно включает:
- дату и место составления,
- предмет сделки,
- права и обязанности сторон,
- стоимость продукции,
- реквизиты сторон.
Это универсальный документ, который можно дополнять разными условиями. Скачайте наш актуальный в 2022 образец договора поставки товара — в нем есть все эти пункты.
В качестве дополнительных условий можно указать:
- порядок перехода права собственности на продукцию,
- информацию о доставке,
- возможные риски и другое.
Отдельно рассмотрим бланк спецификации к договору поставки товара. Он необязателен, но крайне важен, так как в нем указывают качественные и количественные характеристики товара. Это удобнее, чем прописывать все детали в договоре.
Спецификация к договору поставки товара: скачать бесплатно образец 2022 года
Унифицированного бланка спецификации к договору поставки товара нет, поэтому составлять его можно в свободной форме. Но лучше скачать готовый шаблон. Вы всегда сможете его доработать: например, добавить нужные графы.
В бланке спецификации обычно указывают:
- название товара,
- единицы измерения и количество,
- стоимость по договору.
Можно добавить другие пункты, например, про упаковку и тару.
Подписать бланк спецификации должны обе стороны договора. Если этого не сделать, документ будет недействительным.
В зависимости от особенностей бизнеса могут потребоваться разные виды соглашений. Например, можно указать в договоре конкретный срок поставки или условия отсрочки платежа. Ниже мы разобрали самые популярные варианты. Выберите образец, который вам больше всего подходит, и скачайте его бесплатно.
Разовый договор поставки товара: образец
При разовой поставке товара нужно обязательно указать срок, в который всю продукцию должны привезти. В остальном отличий от обычного договора нет.
Счет-договор на поставку товара: образец
Счет-договор в основном используют при разовых покупках, когда нет больших материальных рисков.
Документ содержит:
- значимые условия договора: предмет соглашения, цену, количество и прочее,
- реквизиты, которые нужны для оплаты.
Основное отличие от типового договора поставки товара — наличие всех реквизитов для оплаты, то есть отдельно выставлять счет не нужно.
Счет-договор можно сделать в виде договора, тогда его должны подписать обе стороны. А можно — в виде оферты, в этом случае надо отметить, что оплата по документу автоматически означает согласие на заключение сделки.
Договор о намерениях поставки товара: образец
Договор о намерениях гарантирует, что стороны подпишут договор поставки товара. В нем прописывают все условия сделки. Затем их переносят в договор поставки. Оба документа похожи. Главное отличие — предметом соглашения о намерениях выступает еще один договор.
Если участник сделки нарушил договор о намерениях, на него можно подать в суд за неподписание основного контракта.
Договор поставки с отсрочкой платежа: образец-2022
В договоре нужно прописать условия отсрочки платежа:
- срок, в течение которого надо оплатить товар,
- обстоятельство, с которого будет начинаться время отсрочки,
- процент отсрочки, если он есть.
Например, условие об отсрочке может выглядеть так: «Отсрочка оплаты в размере 100% составляет 30 рабочих дней со дня поступления товара на склад покупателя».
Договор поставки товара с предоплатой: образец 2022 года
В договоре поставки товара с предоплатой должно быть указано, что покупатель оплатит покупку частично или полностью до передачи продукции.
Срок расчетов таком виде соглашений обычно устанавливают в договоре. Но, если предоплата указана, а ее срок не определили, оплатить продукцию надо в течение 7 дней с момента требования поставщика. Бесплатно скачать договор поставки товара с предоплатой (образец 2022 года) можно у нас — бланк полностью готов к использованию.
Предоплата часто используется в контрактах, поэтому важно следить за платежами и сроками, чтобы не запутаться. Это намного проще, когда процесс автоматизирован. В сервисе товарного учета МойСклад можно принимать предоплату от покупателей. Работать очень удобно: вы видите все заказы и отслеживаете платежи. Попробуйте наше основное приложение или программу для кассиров!
Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад Начать использовать
Для чего нужен рамочный договор поставки товара? За образец можно взять обычный контракт?
Рамочный договор поставки товара — это по сути типовое соглашение. Его используют, когда оговаривают общие условия сделки, которые потом уточняют при подписании основного контракта.
Например, заключить рамочный договор могут поставщик и покупатель, когда они не могут сразу определить количество поставляемого товара. Таким образом, можно использовать типовой договор поставки товара.
Образец 2022 года можно скачать здесь.
Нужно ли указывать НДС в договоре поставки товара?
Если товар облагается НДС, надо указать это в договоре. Например, отметить: «в т.ч. НДС 20%».
Где можно бесплатно скачать договор поставки товара для ИП, образец 2022 года?
Вы можете взять типовой бланк договора поставки товара. Бесплатно скачать его можно здесь. Не забудьте указать паспортные данные предпринимателя.
Мы занимаемся поставкой молочной продукции. Какой образец договора нужен?
Вам понадобится договор поставки продуктов питания. Это вариант типового контракта адаптирован для пищевой продукции: в нем четко указываются сроки доставки и условия хранения и перевозки, например, температура и влажность.
Договор поставки продуктов питания: бесплатно скачать образец 2022 года
Приложениями к договору поставки могут быть:
- ветеринарная справка,
- медкнижка водителя,
- санитарный паспорт автомобиля и другие документы.
Вам могут понадобиться: Новая форма путевого листа: образец Договор купли-продажи товара Другие формы документов
Как без ошибок составить счет-договор
Нередко в комплект документации входит необязательный документ, выставляемый поставщиком покупателю для подтверждения платежа и его суммы за товары, работы или услуги, — счет на оплату. Главная его цель — уведомление исполнителем сделки о необходимости произвести перечисление средств в зачет предстоящих работ, услуг или поставок либо о плате за уже совершенную операцию.
Счет на оплату выставляется обычно при заключении договора с покупателем и действует в течение срока, указанного в договорных обязательствах. Все чаще в деловом документообороте используются формы счета-договора или счета-оферты.
Что такое счет-договор — это форма, включающая в себя специфику договора поставки товаров и (или) оказания услуг и одновременно выполняющая функции стандартного счета. Согласно ст.
434 ГК РФ допустимо заключение договора в любой форме — устной или письменной, поэтому счет-договор — удобный способ оформления договорных отношений.
Счет-договор при получении ответа от клиента в виде непосредственно подписания данного документа, в виде письменного согласия или иным образом становится подтверждением наличия договорных отношений между сторонами с вытекающими правами и обязательствами, так как является офертой и содержит существенные условия сделки.
Лучше использовать такой вид договорных отношений при разовых покупках, которые не подразумевают построения длительных связей и совершаются многократно, не требуя особых условий, касающихся расчетов, сроков, качества и т. д.
Так выглядит образец счет-договора на оказание услуг 2021 года с условиями оплаты:
Порядок оформления
Согласно п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. В счете-договоре рекомендуется указать номер и дату составления, которая после подписания документа или иного подтверждения согласия с ним признается датой заключения договорных отношений.
Важно учитывать, что название звучит как счет-договор, а не договор или просто счет. Это необходимо помнить при оплате или иных ссылках на документ. Он может быть подписан одной стороной сделки, т. е. исполнителем, и выступать как оферта, либо подписывается обеими сторонами, выступая как полноценный договор.
Утвержденной унифицированной формы счет-договора на поставку или услуги нет. Он выставляется в любой форме, на усмотрение компании.
Логично, что типовой образец счета-договора состоит из двух частей:
В разделе договорных обязательств отражаются основные и обязательные условия, например:
- наименование участников сделки и определение их статуса — исполнитель и заказчик;
- предмет сделки и сроки его реализации;
- сроки и условия расчетов;
- оформление основных документов — акта, накладной, счета-фактуры и т. д;
- указание на то, что счет-договор является основанием для оплаты.
Во второй части отражаются:
- подробное описание предмета сделки;
- количественное выражение предмета сделки;
- цена за единицу;
- общая стоимость;
- величина НДС (если исполнитель является плательщиком НДС).
В конце указываются полные реквизиты обеих сторон сделки, ставятся подписи руководителей компаний, между которыми заключается соглашение, и печати сторон.
Особенности счета-оферты
Суть оферты изложена в статье 435 ГК РФ. Она является предложением заключения договора. Допускается ее выставление в адрес одного или нескольких лиц. Необходимо соблюдение обязательных условия при выставлении оферты:
- предложение понятно и определенно;
- содержит существенные условия договора;
- в предложении выражено намерение сделавшего его лица считать договор заключенным при его принятии адресатом.
Чтобы оферта стала договором, необходим ее акцепт (принятие) адресатом (статья 438 ГК РФ). Он выражается:
- оплатой счета-оферты;
- принятием отгруженного в адрес получателя товара;
- подписанием счета-оферты второй стороной сделки;
- иным способом выражения безоговорочного согласия с условиями предложения.
Составляя счет-оферту, отправитель вправе использовать правила, установленные для оформления счета-договора.
Вот пример счета-оферты на поставку товара:
Договор поставки товара образец 2021 года: скачать бесплатно в формате Word, PDF | КУБ
Договор поставки товаров – это документ, который заключается при осуществлении купли-продажи той или иной продукции и устанавливает график ее поставки, порядок расчетов между продавцом и покупателем, способ возврата тары (при необходимости). К договору прилагается сертификация с подробным описанием поставляемых товаров и указанием их точного количества.
Согласно договору поставки товаров, продавец обязуется поставить в указанные в документе сроки качественный товар, а покупатель – осуществить его приемку и оплату.
Как заполнять договор поставки товара?
В бланке договора на поставку товара должны указываться следующие сведения:
- Дата и город заключения договора.
- Информация о покупателе и продавце товара: ФИО, паспортные данные, адреса проживания. Если одной или обеими сторонами договора выступают юридические лица, то указываются их реквизиты, а также, кто и на каком основании действует от их лица.
- Предмет договора с указанием типа, количества и других характеристик товаров или ссылкой на спецификацию, датой и временем осуществления поставки.
- Сведения о комплектности и качестве поставляемых товаров.
- Сведения о количестве и товарном ассортименте.
- Сведения о таре и упаковке товара.
- Сведения о сроках, условиях и порядке поставки товаров.
- Сведения о приемке товара по качеству и количеству.
- Сведения о цене товара, цене договора и порядке осуществления расчетов между поставщиком и покупателем.
- Сведения об ответственности поставщика и покупателя.
- Сведения о сроках действия договора и условиях его досрочного расторжения.
- Сведения о прядке разрешения споров между стонами договора.
- Прочие важные сведения по сути договора.
- Реквизиты и подписи (печати) сторон.
Передумали заморачиваться со скачкой шаблонов документов онлайн?
С сервисом КУБ вы можете сэкономить 29 минут на выставление документов без единой ошибки, и это далеко не всё. Получите КУБ — онлайн сервис по автоматизации выставления счетов и других документов.
Начать использовать КУБ прямо сейчас
14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП
Образец договора поставки товара 2021 года
Предлагаем бесплатно скачать образец договора поставки товара, действующий в 2021 году:
- Образец договора поставки товара 2021 года в Word.
- Образец договора поставки товара 2021 года в PDF.
Заполняйте договора поставки товаров и другие документы в автоматическом режиме без ручного внесения реквизитов – начните использовать сервис КУБ.
Передумали заморачиваться со скачкой шаблонов документов онлайн?
С сервисом КУБ вы можете сэкономить 29 минут на выставление документов без единой ошибки, и это далеко не всё. Получите КУБ — онлайн сервис по автоматизации выставления счетов и других документов.
Начать использовать КУБ прямо сейчас
14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП
узнайте больше про куб сейчас
- Автоматизация выставления счета
- Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН
- Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу
- Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета
- Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета
- Выгоды
- Подготовка счета за 20 секунд
- Отсутствие ошибок в счетах
- Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес
- Увеличение скорости оплаты счетов
- Автоматизация отправки счета
- Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет
- Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет
- Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании
- Отправка счета на e-mail покупателя
- Выгоды
- Отправка счета в 2 клика
- Красивые и профессиональные счета
- Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона
- Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой
почему куб удобнее
- Удобное выставление счетов онлайн
- Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю
- Контроль задолженности по каждому покупателю
- Управленческая отчетность
- Упорядоченное хранение всех ваших документов
- Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера
Передумали заморачиваться со скачкой шаблонов документов онлайн?
С сервисом КУБ вы можете сэкономить 29 минут на выставление документов без единой ошибки, и это далеко не всё. Получите КУБ — онлайн сервис по автоматизации выставления счетов и других документов.
Начать использовать КУБ прямо сейчас
14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП
Нужна помощь по заполнению документов или консультация?
Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов
(5
Образец спецификации на поставку товара 2021-2022 года + Бланк
Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк спецификации на поставку товара .docСкачать образец спецификации на поставку товара .doc
Зачем нужна спецификация
Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:
- наименование субъектов, между которыми он заключается;
- объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
- стоимость;
- условия по которым он должен исполняться;
- права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.
Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.
Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.
Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.
Сколько спецификаций может быть к одному договору
Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.
На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.
Кто формирует спецификацию
Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.
Как составить спецификацию, образец
На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.
В «шапку» спецификации следует внести:
- номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
- номер спецификации, как приложения;
- обозначить название документа.
Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:
- наименование товаров или материалов;
- единица их измерения;
- количество;
- цена за штуку;
- общая стоимость.
При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.
Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).
На что обратить внимание при оформлении спецификации
Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.
Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.
При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.
Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.
Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.
Можно ли вносить изменения
К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).
Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.
Как, где и сколько времени хранить документ
Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.
Как передать спецификацию партнеру
Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:
- через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
- через курьерскую службу;
- если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
- в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.